График отпусков как правильно составить

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков как правильно составить

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска. Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков. Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.



Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.



Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы. Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы. Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года. Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению. В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.



Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:



  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб.

Первичные документы | 11:36 15 декабря 2014

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

При несоблюдении сроков сдачи отчетности по взносам грозит штраф

При несоблюдении сроков сдачи отчетности по взносам грозит штраф ФНС России в письме от 30 декабря 2016 г. № ПА-4-11/25567 напоминает, что с 1 января 2017 года в соответствии со статьей 423 НК РФ расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год, а отчетными периодами - первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года.

При невозможности применять онлайн-кассу, нужно выдавать документ, подтверждающий расчет

При невозможности применять онлайн-кассу, нужно выдавать документ, подтверждающий расчет Если у налогоплательщика нет возможности применять контрольно-кассовую технику в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 3 июля 2016 г. №290-ФЗ, организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдавать покупателю документы на бумажном носителе, подтверждающие факт осуществления расчета, сообщает пресс-служба УФНС по Ярославской области.

При наличии смягчающих обстоятельств, штраф за опоздание с расчетом по взносам можно снизить

При наличии смягчающих обстоятельств, штраф за опоздание с расчетом по взносам можно снизить УПФР провело камеральную проверку в отношении ООО, по результатам которой выявило несвоевременное предоставление страхователем расчета РСВ-1 за 1 квартал 2016 года.

При наличии нескольких электронных адресов ИФНС надо уведомить, куда присылать документы

При наличии нескольких электронных адресов ИФНС надо уведомить, куда присылать документы Если налогоплательщик использует несколько электронных адресов, то он вправе уведомить налоговый орган об адресе, на который нужно направлять документы в электронной форме по ТКС.

При наличии нескольких объектов, плата «за грязь» вносится по всем объектам

При наличии нескольких объектов, плата «за грязь» вносится по всем объектам Росприроднадзор в письме от 21 февраля 2017 г. №АС-06-02-36/3591 напоминает, что в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. №7-ФЗ плата за негативное воздействие на окружающую среду взимается за следующие его виды: выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух стационарными источниками; сбросы загрязняющих веществ в водные объекты; хранение, захоронение отходов производства и потребления (размещение отходов). При этом указанную плату не обязаны вносить юрлица и ИП, осуществляющие хозяйственную деятельность исключительно на объектах IV категории.

При наличии налоговых долгов КиЗ не дадут

При наличии налоговых долгов КиЗ не дадут ФНС России в письме от 26 октября 2016 г. № ГД-4-19/20395 дала разъяснения по реализации проекта по маркировке меховых изделий контрольными идентификационными марками (КиЗ). вопросов, возникающих в рамках реализации пилотного проекта по введению маркировки товаров КиЗ.

При каких условиях штраф может быть заменен на предупреждение

При каких условиях штраф может быть заменен на предупреждение Минфин России в письме от 22 декабря 2016 г. №03-01-15/76986 разъяснил, что частью 1 статьи 4.1.1 КоАП РФ предусмотрено, что в отношении субъектов МСП за впервые совершенное административное правонарушение, административный штраф подлежит замене на предупреждение при наличии обстоятельств, предусмотренных частью 2 статьи 3.4 КоАП РФ (отсутствии причинения вреда или возникновения угрозы причинения вреда жизни и здоровью людей, объектам животного и растительного мира, окружающей среде, объектам культурного наследия), а также, если назначение административного наказания в виде предупреждения не предусмотрено соответствующей статьей раздела II КоАП РФ. Частью 2 указанной статьи предусмотрен перечень составов, по которым штраф не может быть заменен предупреждением.

При каких условиях турагентства вправе применять пониженные тарифы страховых взносов

При каких условиях турагентства вправе применять пониженные тарифы страховых взносов Минфин России в своем письме от 05.12.2017 № 03-15-08/80545 рассказал, при каких условиях, туристические агентства могут применять пониженные тарифы страховых взносов.

При каких условиях затраты на утилизацию просрочки можно учесть в расходах

При каких условиях затраты на утилизацию просрочки можно учесть в расходах Минфин России в письме от 13 января 2017 г. №03-03-06/1/853 пояснил, что затраты на утилизацию товаров с истекшим сроком годности, осуществленную в рамках законодательства, можно отнести к расходам организации в целях налогообложения прибыли, если они соответствуют критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ (должны быть обоснованы и документально подтверждены). Одновременно разъясняется, что следует относить к утилизации, предусмотренной законом.

При истребовании документов по «обоснованной необходимости» налоговики должны указать контрольное мероприятие

При истребовании документов по «обоснованной необходимости» налоговики должны указать контрольное мероприятие ООО обратилось арбитражный суд с требованием о признании решения ИФНС о предоставлении документов (информации) незаконным.

При изменении физических показателей надо получать новый патент

При изменении физических показателей надо получать новый патент Минфин России в письме от 27 декабря 2016 г. №03-11-09/78121, основываясь на положениях статей 346.45 и 346.43 НК РФ, разъяснил: если предприниматель на ПСН осуществляет деятельность по передаче в аренду жилых и нежилых помещений, а также услуги по оказанию автотранспортных перевозок грузов или пассажиров, то патент действует только в отношении указанных в нем объектов.

При задержке зарплаты более чем на 15 суток сотрудник вправе приостановить работу

При задержке зарплаты более чем на 15 суток сотрудник вправе приостановить работу Минтруд России в письме от 18 августа 2017 г. №14-2/В-761 рассмотрел вопрос о правомерности отказа работника поехать в командировку или приостановить работу, находясь в командировке, в случае задержки выплаты заработной платы.

При добровольном уменьшении уставного капитала общества возникает налогооблагаемый доход

При добровольном уменьшении уставного капитала общества возникает налогооблагаемый доход Минфин России в письме от 6 февраля 2017 г. №03-03-06/1/6815 напомнил, что уставной капитал общества может быть уменьшен либо в добровольном порядке, либо в обязательном, если это предусмотрено положениями ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». При этом согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 251 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации не учитываются доходы, которые получены в пределах вклада участником общества в следующих случаях: - при уменьшении уставного капитала в соответствии с законодательством РФ; - при выходе (выбытии) из хозяйственного общества или товарищества; - при распределении имущества ликвидируемого хозяйственного общества или товарищества между его участниками.

При дистанционном обучении можно получить социальный вычет на ребенка

При дистанционном обучении можно получить социальный вычет на ребенка Минфин России в письме от 7 сентября 2017 г. №03-04-06/57590 сообщил, что в целях предоставления налогоплательщику социального налогового вычета по НДФЛ в сумме, уплаченной за обучение его детей, значение имеют не образовательные технологии проведения обучения (в частности, дистанционное обучение), а сам факт обучения детей по очной форме.

При госрегистрации прав на недвижимость в платежках обязательно указание «УИН&raquo

При госрегистрации прав на недвижимость в платежках обязательно указание «УИН» Росреестр выпустил информационное письмо, в котором рекомендовал заявителям обращать внимание кредитных организаций на необходимость обязательного указания уникального идентификатора начисления (УИН) в платежных поручениях.

При возврате товара в кассовом чеке должен быть указан признак «возврат прихода&raquo

При возврате товара в кассовом чеке должен быть указан признак «возврат прихода» Минфин России в письме от 4 июля 2017 г. №03-01-15/42312 рассказал, как должен быть оформлен кассовый чек в случае возврата товара покупателем.

При возврате денег покупателю надо применять ККТ

При возврате денег покупателю надо применять ККТ При возврате денежных средств покупателю контрольно-кассовая техника применяется в обязательном порядке, напоминает Минфин России в письме от 20 ноября 2017 г. №03-01-15/76525.

При внутреннем совместительстве должен быть заключен второй трудовой договор

При внутреннем совместительстве должен быть заключен второй трудовой договор При внутреннем совместительстве помимо основного трудового договора с работником должен быть заключен второй трудовой договор о работе по совместительству и издан дополнительный приказ о приеме на работу по совместительству.

При вменении формального документооборота надо доказать, что товар не поставлялся

При вменении формального документооборота надо доказать, что товар не поставлялся ИФНС по результатам камеральной налоговой проверки отказала обществу в возмещении НДС со ссылкой на то, что его взаимоотношения с контрагентами были направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.

Пресс-конференция президента

Пресс-конференция президента Не одной мне было интересно узнать, что такое «Сколково». Таких, как я, набралось больше восьмисот. То, что всех этих журналистов привлекло именно Сколково, а не пресс- конференция Дмитрия Медведева, я могу заключить из содержания задававшихся вопросов.

Препроводительная ведомость

Препроводительная ведомость к сумке Препроводительная ведомость к сумке – неотъемлемый элемент оформления приема наличности банковской организацией у инкассаторов. Документ состоит из трех частей: Необходимость предоставления банковскому сотруднику при сдаче наличности этого бланка по форме 0402300 прописана в Положении о порядке ведения кассовых операций, разработанном Банком РФ и утвержденном 24 апреля 2008 г под № 318-П (п. 2.4). Правила оформления документа и его образец препроводительной ведомости содержатся в Указаниях Банка России № 3352-У от 30 июля 2014 г. За составление ведомости отвечает юридическое лицо, которое передает денежные средства.

Премьер решил повысить тарифы после выборов

Премьер решил повысить тарифы после выборов Тарифы на газ и электроэнергию вырастут летом следующего года. Об этом рассказал на вчерашнем заседании правительственной комиссии по бюджетным проектировкам премьер-министр Владимир Путин.

Премьер подписал постановление о техосмотре

Премьер подписал постановление о техосмотре 24 мая председатель правительства Владимир Путин подписал постановление от 24 мая 2011 г. № 413. Согласно данному постановлению легковые и грузовые автомобили массой до 3,5 т, прицепы и полуприцепы с аналогичной массой, а также мототранспортные средства, которые должны были пройти гостехосмотр в 2011 г., могут сделать это в следующем, 2012 г. Таким образом, срок прохождения ГТО переносится на 12 месяцев.

Премия

премия Иностранные работники | 12:51 8 декабря 2017 Страховые взносы ФСС | 17:43 25 октября 2017 НДФЛ | 10:44 12 октября 2017 6-НДФЛ | 11:27 29 сентября 2