График отпусков как правильно составить

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков как правильно составить

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска. Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков. Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.



Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.



Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы. Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы. Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года. Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению. В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.



Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:



  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб.

Первичные документы | 11:36 15 декабря 2014

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

НЗП, незавершенное производство

Незавершенное производство: счет Производство продукта – процесс, укладывающийся в различные временные отрезки. Для одних видов продукции производственный цикл недолог, для других же занимает весьма значительное время.

Нехватка детских садов

Нехватка детских садов 4 марта ]]> информационное агентство «Росбалт» ]]> провело встречу представителей сферы дошкольного образования для обсуждения проблемы дефицита мест в детских садах.

Нефтяные компании подписали соглашение с госслужбами для стабилизации рынка нефтепродуктов

Нефтяные компании подписали соглашение с госслужбами для стабилизации рынка нефтепродуктов ФАС России, Ростехнадзор, Росстандарт и 12 нефтяных компаний, в том числе «Лукойл», «Газпром» и «ТНК-BP», 8 июля подписали соглашение, направленное на улучшение ситуации на нефтяном рынке, - сообщила вчера пресс-служба ФАС.

Нефинансовые активы

Что такое – нефинансовые активы? Собственное имущество предприятия, приносящее реальную или потенциальную экономическую прибыль за определенный временной промежуток в процессе эксплуатации и/или хранения – это нефинансовые активы.

Неустойка

Неустойка Вопросы взимания и установления Можно ли в качестве неустойки взыскать не деньги, а имущество? Можно ли взыскать неустойку за неуплату неустойки по обязательству? Какие разъяснения о возможности снижения размера неустойки подготовил ВАС РФ? Одним из самых распространенных способов обеспечения исполнения обязательств и одновременно мерой ответственности является неустойка.

Неуплата страховых взносов

Неуплата страховых взносов Изменения в законодательстве Когда недоимка по взносам может быть списана с расчетного счета ИП? Какие штрафы установлены за непредставление сведений и документов по требованию фонда? Исходя из какой суммы определяется штраф за непредставление расчета по взносам? Федеральный закон от 3 декабря 2011 г. № 379-ФЗ скорректировал не только тарифы взносов на обязательное социальное страхование.

Неточное оформление документов – не основание для отказа в возмещении пособия ФСС

Неточное оформление документов – не основание для отказа в возмещении пособия ФСС ООО обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения ФСС о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Несколько павильонов в одном здании

Несколько павильонов в одном здании. Как вмененщику определять физический показатель? Если индивидуальный предприниматель осуществляет розничную торговлю в нескольких павильонах в одном торговом центре, то для определения величины физического показателя при расчете суммы ЕНВД ему прежде всего следует руководствоваться инвентаризационными документами на каждый объект, - разъясняет Минфин России в письме от 31 мая 2011 г. № 03-11-11/143.

Несколько вузов лишили аккредитации

Несколько вузов лишили аккредитации Пресс-служба Рособрнадзора сообщила о полном приостановлении лицензий на госакрредитацию программ высшего образования ряда вузов с 29 июля по 4 августа 2016 года.

Несвоевременное представление формы о численности работников грозит штрафом

Несвоевременное представление формы о численности работников грозит штрафом В соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ, организации и индивидуальные предприниматели обязаны предоставлять сведения о среднесписочной численности работников не позднее 20-го января за предшествующий год, и не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации) компании.

Несвоевременная уплата страховых взносов

Штраф за неуплату страховых взносов Переход полномочий по контролю за страховыми взносами к ФНС отразился в 2017 году и на штрафах, применяемых к страхователям за неуплату страхвзносов.

Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток

Учет нераспределенной прибыли Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного года – это важный показатель, свидетельствующий о продуктивности работы компании. Нераспределенной считают часть прибыли, оставшуюся в ведении компании после проведения платежей и пока не направленную ни на развитие мощностей, ни на выплату дивидендов.

Нераспределенная прибыль прошлых лет

Как использовать нераспределенную прибыль прошлых лет Как использовать нераспределенную прибыль прошлых лет Ежегодно при заполнении отчетных форм подбиваются итоги по всем счетам учета.

Нераспределенная прибыль в балансе — это что

Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) в балансе Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) в балансе Непокрытый убыток или нераспределенная прибыль в балансе – это показатель, демонстрирующий результаты работы компании за весь период ее существования.

Неработающих граждан предлагается исключить из системы ОМС

Неработающих граждан предлагается исключить из системы ОМС В Госдуму поступил законопроект № 787807-6, которым предлагается исключить не работающее население из системы обязательного медицинского страхования.

Непрофильные активы

Продажа непрофильных активов Непрофильные активы напрямую не связаны с основными видами деятельности предприятия, но числятся на его балансе в собственности. Законодательство РФ не содержит точного определения профильных или непрофильных ресурсов, тем не менее существуют различные Методические указания, на которые можно ориентироваться.

Непрерывный стаж после увольнения по собственному желанию

Непрерывность стажа при увольнении по собственному желанию Непрерывность стажа при увольнении по собственному желанию Каждый работающий человек рано или поздно прекращает трудовые отношения с работодателем.

Непредставление сведений о прекращении участия в иностранной компании не наказывается

Непредставление сведений о прекращении участия в иностранной компании не наказывается В случае прекращения участия налогоплательщика в иностранных организациях ответственность за непредставление в налоговый орган уведомления о прекращении такого участия по пункту 2 статьи 129.6 НК РФ не наступает.

Непредставление расчетных листков в рамках проверки ФСС не влечет штраф

Непредставление расчетных листков в рамках проверки ФСС не влечет штраф ФСС провел выездную проверку учреждения, в ходе которой затребовал документы, в том числе расчетные листки за три года.

Непредставление документов, не влияющих на возможность проведения проверки, не влечет штраф

Непредставление документов, не влияющих на возможность проведения проверки, не влечет штраф Верховный суд принял решение по делу А51-18235/2016, о котором мы писали ранее.

Непредставление документов для налоговой проверки влечет применение расчетного метода

Непредставление документов для налоговой проверки влечет применение расчетного метода ИФНС провела выездную налоговую проверку общества, по итогам которой доначислила ему налог на прибыль, НДС, пени и штраф.

Непредставление «нулевой» декларации в срок грозит штрафом

Непредставление «нулевой» декларации в срок грозит штрафом Даже если по итогам налогового периода доходы отсутствуют, налогоплательщик обязан представить декларацию – в данном случае «нулевую». Это требование установлено п. 7 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17 марта 2003 г. № 71. За просрочку сдачи налоговой декларации грозит штраф, минимальная сумма которого составляет 1000 руб.

Неполный адрес стал поводом для отказа в госрегистрации юрлица

Неполный адрес стал поводом для отказа в госрегистрации юрлица Гражданин обратился в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения ИФНС об отказе в госрегистрации и признании законным права на регистрацию юридического лица в нежилом помещении, принадлежащем ему на праве собственности.

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время Установление режима неполного рабочего времени может понадобиться не только самому коммерсанту для сохранения бизнеса или его расширения, когда изменение производства освобождает часть персонала.